Cán bộ lưu trữ đang tiến hành chỉnh lý tài liệu

Lưu trữ tài liệu đất đai có vai trò vô cùng quan trọng, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra được lưu trữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết, hơn nữa là nguồn tài liệu khẳng định quyền sử dụng đất hợp pháp, giúp tăng cường công tác quản lý Nhà nước về đất đai, tạo điều kiện để Nhà nước nắm chắc quỹ đất, phục vụ tốt hơn công tác quy hoạch, lập kế hoạch sử dụng đất, khắc phục tình trạng lấn chiếm đất đai, sử dụng sai mục đích tạo điều kiện cho cơ quan có thẩm quyền trong công tác giải quyết tranh chấp đất.
Để hệ thống hóa hệ thống dữ liệu về tài nguyên và môi trường nói chung, tài liệu về đất đai nói riêng một cách khoa học, hợp lý, ngày 23/10/2013 Bộ Tài nguyên và Môi trường đã ban hành Thông tư số 31/2013/TT-BTNMT về quy trình lưu trữ tài liệu đất đai, đây là một trong những căn cứ để cán bộ viên chức làm công tác lưu trữ thực hiện chỉnh lý tài liệu theo đúng quy định đảm bảo tính khoa học, kịp thời phục vụ nhu cầu của các tổ chức và cá nhân có nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ về đất đai.
Đối với Trung tâm Công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường - đơn vị được Sở Tài nguyên và Môi trường giao nhiệm vụ quản lý hệ thống tài liệu của ngành, sau khi Thông tư 31/2013/TT-BTNMT có hiệu lực thi hành, Trung tâm đã tham mưu Sở Tài nguyên và Môi trường xây dựng kế hoạch thu thập dữ liệu về tài nguyên và môi trường trình UBND tỉnh phê duyệt; Xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu đất đai nhằm nâng cao giá trị sử dụng tài liệu đất đai, kéo dài tuổi thọ của tài liệu đất đai phục vụ kịp thời nhu cầu khai thác của các tổ chức và cá nhân có nhu cầu.
Đến nay với trên 600 mét tài liệu được thu thập và bảo quản tại Trung tâm Công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường, số tài liệu được chỉnh lý và bảo quản theo đúng quy định là khoảng 80 mét, số lượng tài liệu còn lại chưa chỉnh lý là rất nhiều do vậy để quá trình thu thập, quản lý, cập nhật khai thác và sử dụng tài liệu về đất đai nói riêng, tài liệu về tài nguyên và môi trường nói chung theo đúng quy định thì công tác chỉnh lý tài liệu là nhiệm vụ cấp bách và thiết thực, bởi nếu không thực hiện chỉnh lý toàn bộ tài liệu theo đúng quy định sẽ xảy ra tình trạng hư hỏng tài liệu, quá trình tìm kiếm tài liệu mất nhiều thời gian gây nên sự chậm trễ trong việc tra cứu thông tin phục vụ nhu cầu công tác.
Thời gian qua được sự quan tâm tâm của Lãnh đạo Sở Tài nguyên và Môi trường, công tác lưu trữ tài liệu tài nguyên và môi trường nói chung, tài liệu về đất đai nói riêng đã dần dần đi vào nề nếp, hồ sơ tài liệu lưu trữ được chỉnh lý, bảo quản ngăn nắp, khoa học phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, giải quyết tranh chấp đất đai, đây là nguồn tài liệu khẳng định quyền sử dụng đất hợp pháp của tổ chức và cá nhân trên địa bàn tỉnh.
Hiện nay kho lưu trữ dữ liệu về tài nguyên và môi trường đang từng bước được hiện đại hóa cả về cơ sở vật chất cũng như về thu thập bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu. Số lượng tài liệu thu thập về kho ngày càng nhiều nhưng đa số tài liệu vẫn đang ở dạng thô, điều này chứng tỏ việc chỉnh lý tài liệu đất đai, làm tăng tuổi thọ tài liệu đất đai là việc cần thiết nhằm phục vụ kịp thời các khu cầu khai thác thông tin về tài nguyên và môi trường ngày càng cao của các tổ chức và cá nhân trong và ngoài tỉnh. Để dần đưa kho dữ liệu sang dạng số nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ, Sở Tài nguyên và Môi trường đã chỉ đạo Trung tâm Công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường chỉnh lý tài liệu, scan tài liệu nhằm xây dựng cơ sở dữ liệu số kho lưu trữ đối với toàn bộ dữ liệu về tài nguyên và môi trường.
Việc chỉnh lý khoa học hồ sơ, tài liệu lưu trữ đất đai là nhiệm vụ cần thiết đối với các cơ quan quản lý dữ liệu tài nguyên và môi trường. Chỉnh lý khoa học, đúng quy trình, nghiệp vụ sẽ đảm bảo việc khai thác, cung cấp thông tin khi các tổ chức cá nhân có nhu cầu được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả đồng thời là tiền đề cho công tác bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ Đất đai được khoa học, kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ./.

Thanh Hà - Trung tâm CNTT TN&MT