Cán bộ Trung tâm Công nghệ thông tin  TN&MT  sắp xếp tài liệu lưu trữ

Đến nay kho lưu trữ của Sở có trên 500 mét giá tài liệu chuyên ngành về tài nguyên và môi trường với 25 danh mục tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, khoa học đảm bảo phục vụ công tác nhập, xuất tài liệu chính xác và kịp thời. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bố trí trong 2 kho với diện tích trên 600 m² có đầy đủ hệ thống thông gió, phòng cháy, chữa cháy hoàn toàn tự động theo đúng tiêu chuẩn của kho lưu trữ chuyên nghiệp.

Giá đựng bản đồ

Với khối lượng hồ sơ, tài liệu lớn, đồng thời, dữ liệu tài nguyên và môi trường có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, giải quyết tranh chấp đất đai, là nguồn tài liệu khẳng định quyền sử dụng đất hợp pháp cho tổ chức và cá nhân. Để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cũng như phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện mục tiêu đưa dữ liệu hiện có sang lưu trữ hoàn toàn bằng dạng số, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình bảo quản, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu chung của các tổ chức, cá nhân có yêu cầu, giải pháp cần đặt ra cho công tác lưu trữ dữ liệu đó là:

- Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ trong hoạt động của công tác lưu trữ

Cán bộ lưu trữ cần được đào tạo, bồi dưỡng nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ. Để nâng cao năng lực chuyên môn, cần thường xuyên cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn về công tác lưu trữ; tập trung phổ biến Luật Lưu trữ, các văn bản hướng dẫn thi hành luật lưu trữ, quy trình nghiệp vụ về công tác lưu trữ đến toàn thể cán bộ viên chức. Tổ chức, bố trí cán bộ làm công tác phù hợp, có chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ nhằm thực hiện nhiệm vụ đạt hiệu quả cao, có tổ chức, có khoa học.

- Xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ

Hàng năm, căn cứ nhiệm vụ được giao và công văn hướng dẫn của cấp có thẩm quyền Sở Tài nguyên và Môi trường chỉ đạo Trung tâm Công nghệ Thông tin Tài nguyên và Môi trường xây dựng kế hoạch thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt.

Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ; tổng hợp các vướng mắc trong quá trình thực hiện và đề xuất các biện pháp kịp thời trình cấp có thẩm quyền giải quyết. 

Công bố trên trang Thông tin điện tử của Sở danh mục tài liệu hiện có nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ

Trên cơ sở kho lưu trữ đã được trang bị trang thiết bị, cơ sở vật chất theo đúng quy chuẩn, hằng năm cán bộ quản lý kho cần lập kế hoạch mua sắm, trang bị các phương tiện cần thiết, áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ, chú ý đến công tác phòng chống cháy, nổ và phòng chống lụt, bão, nấm, mốc… từng bước bố trí kho lưu trữ theo đúng quy chuẩn.

-  Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ

Để đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, cung cấp, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, đồng thời kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc, việc ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu số kho lưu trữ là một trong những giải pháp hữu hiệu cần thực hiện. Việc ứng dụng các phần mềm vào công tác lưu trữ như: Phần mềm quản lý kho tư liệu tài nguyên và môi trường; Phần mềm cấp phát điểm tư liệu địa chính; Scan chuyển tài liệu từ dạng giấy sang dạng số để nâng cao tuổi thọ tài liệu lưu trữ… là hoạt động cần thiết và có hiệu quả.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ cung cấp thông tin tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ, phục vụ việc tra cứu thông tin, khai thác nhanh, chính xác và hiệu quả nhằm phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ trước nhu cầu thông tin ngày càng cao của xã hội, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, thúc đẩy công nghiệp hóa, hiện đại hóa.

- Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác lưu trữ

Để đảm bảo cho công tác lưu trữ thực hiện tốt và theo đúng quy định,  Sở Tài nguyên và Môi trường Quảng Bình thường xuyên chỉ đạo và sao gửi kịp thời các các văn bản hướng dẫn, các quy trình nghiệp vụ, công văn đôn đốc giao nộp tài liệu từ các phòng, đơn vị trực thuộc khi đến thời hạn quy định. Phân công cán bộ kiểm tra việc thực hiện các văn bản, quy định về công tác lưu trữ, tăng cường công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra giám sát công tác cháy, nổ đặc biệt là bảo đảm an toàn hệ thống điện.

Cùng với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của ngành tài nguyên và môi trường nói chung và của tỉnh Quảng Bình nói riêng, việc lưu trữ tài liệu ngành đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nhằm nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại, thúc đẩy sự nghiệp hiện đại hoá công tác lưu trữ lên một tầm cao mới việc thực hiện đồng bộ các giải pháp trên là vô cùng cần thiết.

Thanh Hà - Khánh Ly